Description of application import

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The job is identified using [Stelle.Nummer]. If not found, then the job can be entered if [Stelle.Niederlassung], [Stelle.Nummer] [Stelle.Titel] are also provided. Applicants are identified using 1. "[Bewerber.Email]" or 2. "[Bewerber.Name], [Bewerber.Vorname], [Bewerber.PLZ]". If not found, then the applicant is only entered if "[Bewerber.Name], [Bewerber.Vorname] AND [Bewerber.PLZ]" are also provided.

The following fields must generally be filled out in order for the entities in question to be correctly identified:

  • Applicant, if the application should be NEWLY created if it does not yet exist: "Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"+"Stelle.Nummer"
  • Applicant, if the application already exists: "Bewerber.ID" or "Bewerber.Email" or "Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"
  • Job, if the job is to be NEWLY created if it does not yet exist: "Stelle.Niederlassung"+"Stelle.Nummer"+"Stelle.Titel"
  • Job, if the job already exists: "Stelle.Nummer" or "Stelle.ID"

Below you will find once again the necessary variables for the import as a matrix for the different possible combinations of applicant and job status:

Job exists Job does not exist
Applicant exists "Bewerber.ID"
or
"Bewerber.Email"
or
"Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"
AND
"Stelle.Nummer"
or
"Stelle.ID"
 "Bewerber.ID"
or
"Bewerber.Email"
or
"Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"
AND
"Stelle.Niederlassung"+"Stelle.Nummer"+"Stelle.Titel"
Applicant does not exist "Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"
AND
"Stelle.Nummer"
or
"Stelle.ID" 		"Bewerber.Name"+"Bewerber.Vorname"+"Bewerber.PLZ"
AND
"Stelle.Niederlassung"+"Stelle.Nummer"+"Stelle.Titel"

Of course, it also makes sense to provide additional information, such as the application's status etc.

Field list — application import

Use the information in the following overview table to supplement your Import templates. All new variables for application imports are added in this table.

List of all Applicant Management variables

Please check if the corresponding variable is supported: XML validity check during import.

Variable name Description of content Data type/Restriction Example
Bewerber.ID Unique applicant ID — independent of the number of applications Integer (generated by Umantis) 4711
Bewerber.Email brad.pitt@hotmail.com
Bewerber.Passwort
Bewerber.Anrede Mr.
Bewerber.TitelVorName Celebrity
Bewerber.TitelNachName MBA
Bewerber.Vorname Brad
Bewerber.Name Pitt
Bewerber.MittlererName
Bewerber.Datenfreigabe Permitted values:

DataAgree_Yes and DataAgree_No

Bewerber.DatenfreigabeDatum Datum in der Form DD.MM.JJJJ
Bewerber.DatenfreigabeDatumText
Bewerber.DatenfreigabeDatumUhrzeit
Person.Foto Brad_Pitt_Photo.jpg
Bewerber.Geburtsdatum Date in DD.MM.YYYY format
Bewerber.Korrespondenzsprache Language code (see also: Languages). ger
Bewerber.WieAufmerksamGeworden Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.Art Entry must match "fixed lists" entry exactly Direct online application, application by letter, e-mail application, application via recruiter
Bewerber.Strasse Unterstrasse 11
Bewerber.PLZ 9001
Bewerber.Ort St. Gallen
Bewerber.Land Switzerland
Bewerber.Telefon +41 71 224 01 01
Bewerber.Mobiltelefon +49 170 45 05 102
Bewerber.XingURL https://www.xing.com/profile/John_Doe
Bewerber.LinkedInURL http://www.linkedin.com/pub/fsdfsdffs-ere-ewr34/8/908/b49
Bewerber.Abschluss Blue Collar
Bewerber.AnmerkungAusbildung Education details
Bewerber.IstMitarbeiter Permitted values:

1=yes, empty=no

no
Bewerber.Pool Must match selection list entry (ID52) and be formatted as follows:

“Pool 3 — Actors”

Bewerbung.Status Preselection completed — Redirected to Hiring Manager
Bewerbung.StatusBemerkung has been imported
Bewerbung.Datum Date in DD.MM.YYYY format
Bewerbung.BenutzerdefiniertListe11 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.BenutzerdefiniertListe12 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.BenutzerdefiniertListe13 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.BenutzerdefiniertText11
Bewerbung.BenutzerdefiniertText12
Bewerbung.BenutzerdefiniertText13
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste1 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste2 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste3 Entry must match selection list entry exactly
Bewerbung.DokumentBewerbungsschreiben BS_Brad_Pitt.doc
Bewerbung.DokumentLebenslauf CV_Brad_Pitt.doc
Bewerbung.DokumentWeiteres1 Certificate_Brad_Pitt.pdf
Stelle.ID Integer (generated by Umantis) 4711
Stelle.Nummer
Stelle.Titel
Stelle.Niederlassung
Stelle.Status
Stelle.BesetztAm
Stelle.Eintrittstermin
Stelle.EinstiegAls
Unternehmen.Footer
Stelle.Kostenstelle
Stelle.Arbeitsort
Stelle.Vertragsart
Stelle.Language
Stelle.Gehalt
Stelle.BenutzerdefiniertDatum1 Date in DD.MM.YYYY format
Stelle.BenutzerdefiniertDatum2 Date in DD.MM.YYYY format
Stelle.BenutzerdefiniertText1
Stelle.BenutzerdefiniertText2
Stelle.BenutzerdefiniertText3
Stelle.BenutzerdefiniertText4
Stelle.BenutzerdefiniertText5
Inserat.BefristeterVertrag
Inserat.Beschaeftigungsart
Inserat.BeschaeftigungsartBeschreibung
Inserat.Benutzerdefiniert1
Inserat.BenutzerdefiniertListe1Kommentar
Inserat.Benutzerdefiniert2
Inserat.BenutzerdefiniertListe2Kommentar
Inserat.Benutzerdefiniert3
Inserat.BenutzerdefiniertListe3Kommentar
Inserat.WeitereInformationen
Bewerber.ListeStammdaten1 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten2 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten3 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten4 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten5 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten6 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten7 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten8 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten9 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten10 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten11 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten12 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten13 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.ListeStammdaten14 Entry must match selection list entry exactly
Bewerber.Stammdaten1
Bewerber.Stammdaten2
Bewerber.Stammdaten3
Bewerber.Stammdaten4
Bewerber.Stammdaten6
Bewerber.Stammdaten10
Bewerber.Stammdaten13
Bewerber.Stammdaten14
Bewerber.Stammdaten15
Bewerber.Stammdaten16
Bewerber.DatumStammdaten2
Bewerber.DatumStammdaten3
Bewerber.DatumStammdaten4
Bewerber.Nationalitaet
Bewerber.Zivilstand
Bewerber.Abschluss
Bewerber.AnmerkungAusbildung
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste1 Entry must match Umantis selection list entry exactly
Bewerbung.Bemerkung1
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste2 Entry must match Umantis selection list entry exactly
Bewerbung.Bemerkung2
Bewerbung.OptionaleAuswahlliste3 Entry must match Umantis selection list entry exactly
Bewerbung.Bemerkung3
Bewerber.Aufenthaltsbewilligung
Bewerber.Grenzgaengerbewilligung
Bewerber.WarSchonEinmalTaetig
Bewerber.BemerkungTaetigkeit
Bewerber.Bemerkung
Bewerber.Anmerkungen Applicant's comments about himself/herself. Saved to the person's record.
Bewerbung.AnmerkungenZurBewerbung Applicant's comments about his/her application. Saved to the application.
Bewerber.Dokumente1 Applicant master data document 1, visible on the master data sheet. e.g. Drivers-license.jpg
Bewerber.Dokumente2 Applicant master data document 2, visible on the master data sheet.
Bewerber.Dokumente3 Applicant master data document 3, visible on the master data sheet.
Bewerber.Dokumente4 Applicant master data document 4, visible on the master data sheet.
Bewerber.Dokumente5 Applicant master data document 5, visible on the master data sheet.
Bewerber.Dokumente6 Applicant master data document 6, visible on the master data sheet.
Bewerber.Dokumente7 Applicant master data document 7, visible on the master data sheet.

Reduced view of an example of an import XML

The following XML example can be used as a template when setting up the XML for an import:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Import xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
	<Category Name="Bewerbungen/Personen-Import">
		<Record><br>
			<Field FieldName="Fieldx"> <String>contentX</String></Field>
                        <Field FieldName="Fieldy"> <String>contentY</String></Field>
		</Record>
		<Record>
			<Field FieldName="Fieldx"> <String>contentX</String></Field>
                        <Field FieldName="Fieldy"> <String>contentY</String></Field>
		</Record>
	</Category>
</Import>

How to talk to automatic import (SOAP) in Umantis:
Automatic import / SOAP import

Import documents
Importing documents and photos: The following variables must contain the names of the documents in the zip file:

  • Bewerbung.DokumentBewerbungsschreiben
  • Bewerbung.DokumentLebenslauf
  • Bewerbung.DokumentWeiteres1
  • Bewerber.Dokumente1
  • Bewerber.Dokumente2
  • Bewerber.Dokumente3
  • Bewerber.Dokumente4
  • Bewerber.Dokumente5
  • Bewerber.Dokumente6
  • Bewerber.Dokumente7

Testing
Before the SOAP is tested, the contents can be "manually" tested in the solution at https://recruitingapp-[KundenID].umantis.com/Import/NewApplications. This allows the user to confirm that the import works correctly with the corresponding documents.

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